Telefonla kurulan iletişim, kurumların müşteri ilişkilerinde en çok tercih ettiği yöntemlerden biridir. Telefonla yapılan aramalar Email, SMS, Faks gibi iletişim kanallarıyla da beraber çalışır. Dışa yapılan aramaların verimini arttırmak için farklı farklı servisler vardır. Bunlardan birisi olan IVR, dışa aramalarda kurumlara büyük faydalar sağlar. Doğru IVR teknikleri ile servisten en yüksek verimi siz de alabilirsiniz.

    IVR’ın sağladığı birçok fayda vardır. Satışları arttırır, olumlu aramaların sayısını çoğaltır, çağrı merkezinin daha verimli çalışmasını sağlar ve en önemlisi kurum ile müşteri arasında çift yönlü iletişim kurar. Tüm bunların hepsinin yalnızca telefon tuşlarıyla yapılabilmesi de IVR’ın ne kadar pratik bir servis olduğunu gösteriyor.

    Birçok kurum, dışa yapılan aramalarda IVR’ı hali hazırda tercih ediyor. Aşağıda bu kurumların hangi IVR teknikleri ile başarıya ulaştığını inceleyebilirsiniz.

1. Doğru Metin: IVR’da kendinizi uzun uzun anlatacak kadar vakit yok. Maksimum 20 saniyeniz var. Dolayısıyla açık, jargonlardan arınmış ve kısa bir metin ile hedef kitlenize hitap etmelisiniz.
2. Raporlara hakim olun: Arama sonuçlarına hakim olun. Hangi müşterinizden ne şekilde bir geri bildirim aldığınızı, aramalar sonrasında konunun satış ile noktalanıp noktalanmadığını bilin. Bu sayede aynı IVR mesajını aynı müşteriye göndermezsiniz.
3. Fazla şey istemeyin: IVR’dan tek bir beklentiniz olsun. Müşterinizden tek bir hareket isteyin ve yönlendirmeleri de buna göre gerçekleştirin. Ayrıca yaptığınız her yönlendirmenin direkt olarak sonuç vereceğinden emin olun. Örneğin; kampanya için müşteri kaydını alıyorsanız katılmak isteyenler ile çok süre geçmeden iletişime geçmelisiniz.
4. Farklı içerikleri test edin: Eğer içeriğini iyiyse yüksek geri dönüş alırsınız. Bu yüzden farklı içerikler hazırlayın. Bu içerikleri deney gruplarına gönderin. Hangi içerik en fazla geri dönüşü sağladıysa tüm kampanyanızı bu içerik üzerine konumlandırın.
5. Hedef kitlenizi bekletmeyin: Müşterinizi siz arıyorsunuz. Yani Çağrı Yönlendirme yapacaksanız müşterinizi hatta bekletmeyin. Karşılayabileceğiniz kadar aramayı başlatın. İletişim Makinesi’nde yer alan Parçalı Gönderim özelliği ile hedef kitlenizi parça parça ararsınız.
6. Tekrar etmeyin: Eğer Çağrı Yönlendirme yaptıysanız konuşma sırasında da IVR metnindeki cümleleri olduğu gibi kullanmayın. Müşteriyi konuşmaya ikna etmek önemli bir aşamadır. Konuşma esnasında daha rahat olabilir ve hedef kitlenizle daha sağlam bir iletişim kurabilirsiniz. IVR’ın canlı görüşme için zemin oluşturması önemli bir artıdır.
7. İzinli Pazarlama: IVR teknikleri yalnızca içerik, seslendirme ya da doğru yönlendirmeyi kapsamıyor. IVR sayesinde İzinli Pazarlama listenize de önemli ölçüde kişi ekleyebilirsiniz.

    IVR, yaptığınız yatırımı sonuna kadar geri kazandıran, iş akışınıza önemli katkı sağlayan bir iletişim kanalıdır. IVR teknikleri, içerik ya da seslendirme konusunda kafanızda soru işareti kaldıysa korkmayın. Verdiğimiz içerik ve seslendirme desteğiyle gönderimlerinizden en yüksek verimi almanızı sağlıyoruz.

Kaynak: Business2community