Kabul etmemiz gerekir ki telefonlarımız, gün içerisinde en çok kullandığımız elektronik cihazdır. Telefonlar, her işletmenin ihtiyaç duyduğu basit işlemleri yerine getirebilir. Ancak, bu işlemleri zamandan ve paradan tasarruf ettirecek seviyeye çekmek de mümkün. İşte bu yazıda telefonunuzu güçlü bir ofis aracına çevirecek olan Sesli Servisler ve faydalarından bahsedeceğiz.

1. Çağrı Merkezleri

Bir kurumda telefonla en çok haşır neşir olan birim elbette ki çağrı merkezidir. Çağrı merkezlerine bir sürü arama gelir, birçok arama da çağrı merkezlerinden müşterilere gider. Çağrı merkezlerinin arama zorunluluğu fazladır çünkü hem yeni müşterilere ulaşmak gerekir, hem de mevcut müşteriler ile olan iletişim kuvvetli tutulmalıdır. Telefon, bu yüzden iş hayatındaki en önemli araçlardan biri haline gelmiştir. Hızlı, pratik ve birebir iletişim kurulmasını sağlar. Elbette çağrı merkezlerinin işi yalnızca telefon kullanarak kolaylaşmaz. Telefona da değer katacak, Sesli Mesaj ve IVR gibi servislere ihtiyaç vardır. Arama sayısını ve verimliliğini ancak bu tarz telekomünikasyon servisleri arttırır.

2. Otomatik bilgilendirme/hatırlatma

Çağrı merkezlerinin işini Sesli Mesaj ve IVR kolaylaştırır dedik, peki nasıl? Çağrı merkezleri, belirli bir program dahilinde müşterileri arıyor. Örneğin; Ağustos’un son haftası servis randevusuna gelecek araç sahipleri aranacak. Çağrı merkezinin listesinin de 1000 kişi olduğunu ve bu kadar kişiyi arayacak yeterli zamanı olmadığını düşünelim. İşte zamanı verimli kullanmak ve her bir müşteriye ulaşabilmek için Sesli Mesaj ve IVR kullanmak yeterlidir. Önceden, otomatik olarak ayarlanan mesajlar, müşterilere tam vaktinde ulaşır ve randevu onayı, canlı arama yapmaya gerek kalmadan alınır.

3. Acil durumlar

Müşterinize hızlı bir şekilde bilgi vermeniz gereken durumlar oluyor ve olacaktır da. Bu gibi anlar streslidir ve dolayısıyla bu stres çağrı merkezinize yansır. Belki o an yapmanız gereken arama sayısını kaldırabilecek personel elinizde olmayabilir, yani personel sayınızı aşacak kadar çok arama yapmak durumunda kalabilirsiniz. Bu gibi koşullarda, aynı anda binlerce kişiye ulaşabilen bir servise ihtiyacınız vardır, bunlara Sesli Servisler diyoruz. Sesli Mesaj ve IVR’ın yapısı gereği aynı anda istediğiniz kadar kişiye ulaşma imkanı vardır. Tek yapmanız gereken, ses kaydını hazırlayıp müşterilere göndermektir. Çağrı merkeziniz, yalnızca geri dönüş yapan müşterilerle ilgilenir. Ancak, unutmamanız gereken önemli bir nokta! Geri dönüş yapabilecek müşteri sayısı hakkında daima tahmin yürütün. Karşılayamayacağınız kadar çok müşteri geri dönerse, çağrı merkeziniz kitlenir ve yine müşteri memnuniyetsizliği ortaya çıkar. Bunun yerine kademeli gönderim yapmak en doğrusudur.

Sesin gücünü aklınızdan çıkarmayın! İletişim Makinesi’nde yer alan Sesli Mesaj ve IVR, yani Sesli Servisler, kurumunuzun telefonla olan bütün iletişiminde hayatı kolaylaştıran yapıdadır.

Kaynak: ifbyphone