“Zaman nedir?” sorusu kadar felsefi bir soru olmamakla birlikte; “zamanı yönetmek mümkün mü?” sorusu da gayet ilgi çekici. Birçoğunuz bu soruya “evet” cevabını verebilir, ne de olsa piyasada bu konuda yazılmış bir sürü kitap ve düzenlenen eğitim var. Aslında doğru cevap; hayır… Zaman yönetilemez ancak zamanınızı verimli kullanabilirsiniz. Zamanı verimli kullanmanın anahtarı da zaman tuzaklarından korunmaktır.

Pozitif ertelemeyi öğrenin. Bazen bazı işleri yapmak için hiç de doğru zaman değildir. İşin üzerine gitmek onu tamamlamanızdan çok büyütmenize neden olur.  O zaman sorulacak olan soru şudur: “Bu işi bugün mü yapmalıyım?” Cevap evet ise ancak o an o işi yapamayacağınızı hissediyorsanız, gün içinde tamamlamak üzere planlayarak masadan kalkın. Cevap hayır ise iş için yeni bir bitiş süresi atayın; ancak yumurtanın kapıya sıkışmayacağı bir tarih olmasına dikkat edin... Eğer işi o an yapmak zorundaysanız sadece masadan kalkın... Bir tur atın, nefes alın, bakış açınızı değiştirin, yenilenerek masanın başına tekrar oturun... Unutmayın o an size uygun olmayan bir işi yapmak için ısrarcı olmak, işin tamamlanma süresini uzatacak ve zaman baskısının stres ile olan bağlantısını, bir fiil tecrübe ederek öğrenmenize neden olacaktır.

Bu konuda hangi eğitime giderseniz gidin, size söylenecek olan şey, programlama ve planlama becerinizi geliştirmeniz gerektiği olacaktır. Ve de bu doğrudur. Hayatın belirli bir program üzerinden devam etmesi, bazı kişiler tarafından sıkıcı ve özgürlüğü kısıtlayıcı bir aktivite olarak görünebilir ama pratikte durum pek böyle değildir. Planlama ile her şeyin birbiri içine girmesini engelleyebilirsiniz.

Hayatı planlamak ve programlamak doğru bir stratejidir. Ancak diğer yandan unutulmaması gereken; değişimlerin kaçınılmaz olduğudur.

Planlama yaparken “esnek” olmak ve değişimin varlığını kabul etmek gerekir. Planlara ve programa aşırı ve katı bağlılık zaman baskısına ve dolayısıyla çağımızın hastalığı strese neden olur. Programınızda olası değişim ya da tersliklere yer açın! Unutmayın önemli bir telefon, acil bir mail ya da talepkâr bir patron programınızın ortasına düşebilir.

Her şeyi akılda tutamazsınız. Yetişkin bir insanın beyninden bir gün içinde ortalama 60.000 düşünce geçermiş, bunu biliyor muydunuz? Bunların bir kısmı öylesine gelen geçen bazıları ise çok parlak fikirlerdir. Bu nedenle not almak çok yararlı bir zaman kontrol edicidir. Daha sonra sizi “neydi o, tam da bulmuştum bunun cevabını” diye düşünmekten kurtarır. Not almak, o ana odaklanmanızı dolayısıyla pratik şekilde iş tamamlamanızı kolaylaştırır. Bir iş üzerinde çalışırken, akşam için eşinizin istediği alışveriş listesini akılda tutmaya çalışmak iki şeye neden olur. Birincisi, yaptığınız işte zaman kaybetmenize ve verimsiz iş çıkarmanıza; ikincisi ise mutlaka bir şey unutmanıza... Not almak zaman tasarrufu sağlar.

Not alırken, listeye yazacaklarınıza dikkat etmeniz gerekir. Tamam, listeler yapmak günü planlamak ve zaman tasarrufu açısından önemlidir. Ancak çok uzun listeler hazırlamak motivasyonu düşürür. Bu nedenle, gün içinde gerçekten yapmanız gerekenleri ve gerçekten yapmak istediklerinizi listelemek en doğrusudur.

Sizi pozitif erteleme ile tanıştırayım; görev ya da aktiviteyi, makul ve mantıklı olan günler içinde erteleyip, uygun bir başka güne planlamak ve o gün gelince o aktiviteyi tamamlamak... Kulağa hoş geliyor değil mi? Ama hadi kendimizi kandırmayalım, her zaman pozitif erteleme yapmayız. Bazen yaptığımız şey “kaytarmaktır”. İkisi arasındaki farka dikkat lütfen.

İnsanlarda genel olarak işleri zorluk derecelerine göre sınıflandırma eğilimi vardır. Ve bu sınıflandırmada zor olan işler her zaman günlük, haftalık, aylık ya da yıllık takvimin en sonunda yerlerini alırlar. Bu, zamanın verimli kullanılması konusunda yapılan önemli bir hatadır. Zor işlere gelene kadar zaman içerisinde karşılaştığımız zorluklar, performansınız ve motivasyonunuz üzerinde olumsuz etkilere neden olurlar. Ve siz asıl zor olan işe geldiğinizde onu yapacak motivasyon, performans, güç, dikkat ve sabrı artık kendinizde bulamayabilirsiniz. Bu nedenle taze başlayan bir günde, en zor ve mutlaka o gün yapılması gerekeni en başa almak ya da orta ve uzun vadeli planlamalarda, önceliği bizi zorlayacak olan göreve vererek diğer görevleri pozitif ertelemek yerinde bir adım olacaktır.

Genelde önemli bir rapor ya da iş üzerinde çalışırken, araya girmeler nedeniyle dağılan konsantrasyonunuzu toplamak için harcayacağınız süre, araya giren kişi ya da işe ayırdığınız süreden fazladır. Ve bir gerçek var ki; araya girmelerden kurtulamazsınız. Özellikle açık bir ofiste çalışıyorsanız, bir e-mail adresiniz, masanızda bir telefonunuz ve “1 saat kimse ile görüşmek istemiyorum. Telefon bağlama, içeriye kimseyi alma” diyebileceğiniz bir sekreteriniz ve pozisyonunuz yoksa...

Onları hayatımızdan çıkaramıyoruz demek, yönetemeyiz demek değildir. O zaman;

• Belirli zaman dilimleri koyun ve bunlara kesinlikle uyun: “Beş dakikam var, senin için yeterli mi? Daha sonra mı görüşelim?”

• Geçerken ofisinize uğrayan kişiler ile ayakta konuşun. Masanıza oturmanız, kişilerin konuyu uzatmaları konusunda onları cesaretlendirir.

• Hemen konuya girilmesini sağlayın: “Anlıyorum fakat sorun tam olarak nedir?”

• Sen dili yerine ben dilini kullanın: “Size en kısa zamanda ve en doğru şekilde yardımcı olabilmem için bana sorunu açıkça ve kısaca özetler misiniz?”

• Dinleme becerinizi geliştirin.

• Telefon aramaları ile ilgili geri arama sistemi kullanın. Sadece acil olanların bağlandığından emin olun.

• Acil olmayan önemli konuları kahve molalarınız için planlayın.

Unutmayın, zaman yerine koyamayacağınız tek kaynağınız ve iyi idare edilmeyi hak ediyor. Alışkanlıklarda birkaç küçük değişiklik ile hayatınızda fark yaratabilirsiniz.