Sağlık kuruluşların için randevuların düzenli bir şekilde ilerlemesi çok önemli. Son anda randevuya gelmeyen bir hasta, tüm iş akışına olumsuz etki edebilir. Bunu engellemek, randevulara katılımı arttırmak ve gelemeyecek hastaları önceden belirlemek neyse ki elimizde. Otomatik Arama ile randevu hatırlatma yöntemi, sağlık sektöründeki bu ihtiyacı karşılıyor.

    Hastanelere, kliniklere veya muayenehanelere gün içerisinde birçok hasta geliyor. Bu hastalara ait randevular da belirli bir düzen dahilinde tutuluyor. Bu randevular için her kurum, hatırlatma amacıyla arama yapamıyor, çünkü bunun için personel ihtiyacı duyuluyor. Personel olsa bile her hastaya ulaşmak çok kolay değil. Ayrıca arama yapılırken, sürekli olarak arama gelen hatlar meşgul oluyor. Bu sorunu en etkin biçimde çözmek amacıyla Otomatik Arama servislerini (Sesli Mesaj ve IVR) tavsiye ediyoruz.

    Otomatik Arama çok basit bir şekilde çalışıyor. Bir ses kaydı hazırlıyorsunuz, bu ses kaydını randevudan önce hastaya gönderiyorsunuz.

    Örneğin;” İyi günler, … Hastanesi’nden aranıyorsunuz. Sağlıklı günler diler, yarınki randevunuzu hatırlatmak isteriz”. Bu Sesli Mesaj kurgusunu farklı şekilde kullanabilir, günlük ya da haftalık olarak da randevuları hatırlatabilirsiniz.

    Randevu hatırlatırken ayrıca hastanızdan bir geri bildirim almak isteyebilirsiniz. Hasta eğer katılamayacaksa hemen o an yeni tarihi de belirleme imkanınız var. Hastanıza bir IVR gönderir, konuyla ilgili tuşlama yapmasını istersiniz.

    Örneğin; “Merhaba, … Dal Merkezi’nden, randevu teyidi amacıyla sizi arıyoruz. Salı günkü randevunuza katılabilecekseniz 1’i, katılamayacaksanız 2’yi, konu ile ilgili yetkili kişiyle görüşmek istiyorsanız lütfen 3’ü tuşlayınız”. Bu örnekte hasta, ses kaydını dinledikten sonra ilgili tuşlamayı yapar. Sonuçlar direkt olarak ekrana düşer. 3’ü tuşlarsa, çağrı merkezindeki personelden biriyle konuşmaya başlar.

    Dünyada birçok hastane (Griffin Hospital, Dubai Hospital) Otomatik arama ile randevu hatırlatma yöntemini kullanıyor ve katılımı arttırıyor. Yurt dışında son derece yaygın bir şekilde kullanılan Otomatik Arama servislerini size şiddetle tavsiye ediyoruz.

Kaynak: Healthtechzone