Alacak takibindeki iletişim süreci daima çetrefillidir. Borçluya ulaşmak zor olduğu kadar bu sürecin doğru yönetilme noktasında da sorunlarla karşılaşılır. Borç gibi zaman kısıtlaması olan bir konuda, yaşanacak en ufak gecikme borçlu kişinin mağduriyeti ile sonuçlanabilir. Alacak takip sürecinde planlama aşaması bu yüzden titizlikle yürütülmelidir. Neyse ki bu süreci kolaylaştırmak için Outbound (Giden) IVR var.

Alacak takibi yapan bir hukuk bürosu, bünyesinde bir çağrı merkezi ya da en azından borçlularla iletişime geçecek birkaç çalışan barındırır. Bu çalışanlar, borçlu kişiye icra takibi konusunda aşama aşama bilgi verirler. Bu aramalar:

• Borcun varlığı konusunda bilgi verme
• Haciz işlemi başlamadan önce hatırlatma
• Hacize verildikten sonra bilgilendirme
• Ödeme taahhüdü alındıysa, ödeme günü yaklaştığında hatırlatma
• Ödeme taahhüdü yerine getirilmediyse hatırlatma
• Borcunu zamanında ödeyen kişilere teşekkür etme
• Faiz ya da borcun miktarında indirim gibi ana başlıklarda toplanabilir.

Bütün bu aramaların ortak bir özelliği var. Hepsinin arama günü önceden bellidir. Yani, aramayı yapacak çalışanlar, gelecek hafta içerisinde hangi borçlularla hangi konularda iletişime geçeceklerini bilirler. Alacak takip sürecinde doğru işleyiş için doğru teknolojinin kullanılması gerekir. IVR servisi sayesinde borçlulara yapılacak aramalar önceden planlanabilir ve farklı konularda farklı kayıtlar gönderilebilir.

IVR servisinde, önceden hazırlanmış ses kayıtları kullanılır. Bu kayıtlara seçenekler yerleştirilir ve borçlu kişi, bu seçeneklere telefon tuşları ile erişir. Borcu hakkında bilgi almak istiyorsa 1’i tuşlar, çağrı merkezi operatörüne bağlanmak içinse 2’yi. Çok pratik, çok kolay.

IVR ayrıca hukuk yazılımlarına da entegre edilebilen bir servistir. İletişim Makinesi’nin üstün yetenekleri sayesinde hukuk büroları bu entegrasyon için hiçbir ücret ödemez.

Aramaları, ileri tarihli olarak kurmanızın en önemli avantajı, alacak takip sürecinde problem yaşama riskini en aza indirmektir. Aramalar, zamanı geldiğinde otomatik olarak başlatılır. Çağrı merkeziyle görüşmek isteyen borçlular direkt olarak ilgili kişiye yönlendirilir. Yani, hem aynı anda dilediğini kadar kişiyi ararsınız hem de borçluyla ilgili kişi arasındaki iletişimi sağlarsınız.

Borçluyla illa konuşmak zorunda değilsiniz. Geri bildirim alıp kendisine daha sonra da dönmek isteyebilirsiniz. Kritik olmayan dosyalarda, önceden IVR aramalarını kurarsınız. Borçlular geri bildirim verdikçe, gelen sonuçlara göre kendileriyle nasıl bir iletişim kuracağınız belirlersiniz.

İletişim Makinesi Outbound IVR servisi, alacak takibindeki bütün ihtiyaçlarınızı karşılıyor. Eğer alacak takip sürecinde daha iyi sonuçlar almak istiyor ve tahsilat oranınızı arttırmak istiyorsanız, IVR servisi size en uygun tercihtir.